Entenda métodos organizacionais para uma integração bem-feita dentro do Contele Fleet, garantindo que todos os documentos da sua frota estejam acessíveis e organizados de forma eficiente.

Organização da Documentação da Frota

Manter toda a documentação da sua frota organizada e acessível é essencial para aumentar a produtividade e garantir que você possa encontrar rapidamente qualquer informação importante. Utilizar ferramentas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, facilita esse processo, permitindo que você compartilhe e acesse documentos de qualquer lugar.

Instruções de Uso - Google Drive

Antes de integrar os documentos com o Contele Fleet, siga os passos abaixo para organizar sua documentação no Google Drive:

Crie uma Conta no Google Drive (se ainda não tiver uma).
No Google Drive, clique em Novo no canto superior esquerdo da tela e depois em Pasta.
Crie duas pastas principais: uma para Veículos e outra para Condutores.
- Dica: Dentro da pasta Veículos, crie subpastas separadas por placa do veículo para melhor organização.
Adicione fotos e documentos escaneados diretamente pelo celular ou computador. Crie subpastas para organizar os documentos por mês/ano, se necessário.
Configure quem pode acessar e editar as pastas, definindo permissões para colaboradores.

Organização sugerida no Google Drive:

Pasta Veículos: Subpastas organizadas por placas (Ex.: ABC1234).
Pasta Condutores: Subpastas organizadas por nome ou matrícula dos condutores.

Quais Documentos Precisam de Atenção?

Certifique-se de possuir cópias dos seguintes documentos importantes da frota:

CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo)
DUT (Documento Único de Transferência)
IPVA
Apólice de Seguro
Notas Fiscais de Oficina
Orçamentos de Manutenção
CNH dos motoristas
Infrações de Trânsito
Certidão de Pontos da CNH

Esses documentos são essenciais para manter sua frota regularizada e para fins de auditoria ou controle de gastos.

Integração com o Contele Fleet

A melhor parte da organização de documentos no Google Drive é que o Contele Fleet possui uma integração direta com a ferramenta, tornando o acesso aos documentos ainda mais prático.

Como incluir a documentação no Contele Fleet:

No Contele Fleet, vá até o menu Veículos > Seus Veículos e selecione o veículo desejado.
Na tela de edição do veículo, clique na aba Documentação.
No campo "Digite ou cole abaixo o link de sua pasta no Google Drive", cole o link da subpasta do veículo correspondente.
Clique em Salvar.